Si eres como muchos líderes, probablemente desearías que el día tuviera 25 horas, o incluso un octavo día en la semana, para poder cumplir con todo lo que tienes en la agenda. Como ejecutivo, muchas veces se siente que el tiempo no alcanza y que siempre estás tratando de ponerte al día.

Con frecuencia, los líderes me preguntan cómo pueden ser más eficientes. Es comprensible: muchos de mis clientes, ejecutivos del sector tecnológico, están obsesionados con optimizar sus empresas. Sin embargo, llega un punto en el que ya has exprimido hasta la última gota de eficiencia de tu día, y el siguiente paso no es hacer más. Lo que debes aprender, en cambio, es a priorizar mejor.

Aunque ninguno de mis clientes tecnológicos ha aprendido a doblar el tiempo como Hermione en Harry Potter, sí es posible “invocar” una o dos horas extra dominando el arte de la priorización. Las estrategias tradicionales de gestión del tiempo suelen quedarse cortas para los líderes porque sus días rara vez son predecibles, las reuniones dominan sus agendas y todo parece “urgente”. Exploremos tres estrategias para enfocar tu tiempo y tu energía, de modo que puedas generar el mayor impacto posible.

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Ten absoluta claridad sobre tus prioridades

La priorización comienza por conocer con claridad tus prioridades. ¿Hacia dónde estás avanzando y cómo vas a medir el éxito? Si tus objetivos son difusos, incluso las mejores tácticas de gestión del tiempo fallarán.

La claridad no tiene por qué ser compleja. Uno de mis clientes, un CEO, definió tres objetivos de negocio para el siguiente año: aumentar el número de usuarios de la app, reducir los costos operativos e impulsar el crecimiento del resultado final. Estas tres prioridades guiaron cada decisión que tomó.

Una vez que obtuvo el respaldo del consejo para su visión, alineó su tiempo y esfuerzo con esos objetivos y puso en pausa todas las iniciativas que no encajaban. Por ejemplo, era una persona muy sociable y recibía invitaciones constantes para participar en podcasts, conferencias y eventos de networking; sin embargo, tener prioridades tan claras le permitió decir que no con seguridad a todo aquello que no tenía un impacto real.

De forma clave, compartió estas prioridades en una reunión general y facultó a líderes y colaboradores para cuestionar cualquier iniciativa que no estuviera alineada con esos tres objetivos. Si los gerentes impulsaban proyectos fuera de las prioridades, se alentaba a los empleados a escalar el tema directamente con él. Así, no solo priorizó su propio tiempo, sino que también creó una cultura de alineación y enfoque.

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Elimina lo que no importa

Una de las maneras más rápidas de recuperar tu tiempo es eliminar sin contemplaciones las distracciones. Puedes pensar en esto como crear una listade“antipendientes”. Aplícala tanto a las iniciativas del negocio como a los compromisos de agenda, pues los ejecutivos pasan la mayor parte de sus días en reuniones.

Con frecuencia animo a los líderes a realizar auditorías semanales de su calendario. Revisa tu agenda de la semana siguiente y rechaza las reuniones que no estén alineadas con tus criterios, o envía a alguien más en tu lugar. En una sesión reciente, un cliente liberó ocho horas de su semana en apenas 15 minutos de “depuración” del calendario. Imagina lo que podrías hacer con un día completo recuperado para trabajo estratégico. Eso sí, sé intencional y asegúrate de bloquear ese tiempo ganado para tareas de alto valor, no para más reuniones.

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Delegar de forma estratégica

No puedes eliminarlo todo, pero sí puedes delegar más. Afortunadamente, conforme asciendes en la organización, hay más personas disponibles para apoyarte. Lo crucial es pedir ese apoyo, en lugar de asumir que los demás pueden leer tu mente.

Antes de abordar una tarea, pregúntate:

• ¿Esto está realmente dentro de mi área de expertise?
• ¿Hay alguien más que podría hacerlo, aunque solo sea la mitad de bien que yo?
• ¿Qué estoy dejando de hacer por estar enfocándome en esto?

A menos que algo esté verdaderamente dentro de tu área de especialidad, delégalo. Esto te libera para concentrarte en aquellas áreas donde aportas un valor único.

Por ejemplo, una de mis clientas utilizó a su asistente ejecutiva para encargarse de encontrar un especialista para su hija y de gestionar su mudanza, dos tareas que estaban consumiendo gran parte de su energía mental, pero que no representaban un uso de alto valor de su tiempo. La delegación va más allá del trabajo. ¿Puedes pedirle a tu pareja que te ayude con tareas del hogar? ¿Puedes automatizar la entrega de tus medicamentos, la compra de alimentos o los mandados? Todo esto libera espacio para enfocarte en lo que de verdad importa.

Al final del día, no puedes crear más tiempo. Pero sí puedes ser consciente de cómo lo usas: enfocándote en tus objetivos de negocio, eliminando distracciones y delegando las tareas que no están en tu área de expertise. Estas estrategias te darán mayor claridad mental, más tiempo y más energía para aquello que realmente sostiene tu negocio y tu vida. Tú puedes con esto.

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