En 2014, me encontraba en una encrucijada.

Mi empresa, Jotform, estaba creciendo, pero nuestro rendimiento no. En ese momento teníamos alrededor de 15 empleados y, aunque todos trabajaban duro, sentía que estábamos pedaleando sin avanzar.

Cada persona trabajaba aislada, concentrada en su propio proyecto. Yo estaba frustrado porque el equipo había crecido tanto que ya no podía involucrarme directamente en el producto como lo hacía en los primeros días. Me sentía desconectado, y mis empleados también.

Así que en 2015 decidí cambiar las cosas: a partir de entonces, los empleados trabajarían en equipos pequeños y multifuncionales. En lugar de saltar entre prioridades, cada equipo se enfocaría en un solo producto. También asigné a cada grupo su propio diseñador y les di autonomía total de principio a fin. Fue un punto de inflexión.

Casi de inmediato, la calidad de nuestro trabajo mejoró. Los equipos se movían más rápido, se comunicaban mejor y se sentían más motivados. Desde entonces, los equipos multifuncionales se han convertido en una parte esencial de nuestra cultura — y en una de nuestras mayores ventajas competitivas.

Aquí explico por qué funcionan tan bien — y qué pueden aprender otros fundadores de nuestra experiencia.

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El impulso humano hacia el trabajo en equipo 

Está bien documentado que los seres humanos somos criaturas sociales que prosperamos en entornos grupales. 

“La vida es tan compleja que ninguna persona posee todas las habilidades o conocimientos necesarios para lograr todo lo que queremos alcanzar”, dijo la psicóloga Susan McDaniel a la American Psychological Association. “Los equipos interdisciplinarios son la manera de lograrlo”. 

Además, se sabe que la colaboración aumenta la creatividad y la productividad, lo que reduce los niveles de cortisol y deja a los empleados más satisfechos y comprometidos. Como señala un documento publicado por la escuela de negocios de la Universidad de Carolina del Norte: “En el nivel más básico, las personas quieren sentir un sentido de pertenencia, y por ello la colaboración ocupa un lugar central, porque ayuda a crear un entorno en el que la gente quiere sentirse parte”. 

Por supuesto, corresponde a los líderes cultivar un ambiente donde se formen este tipo de equipos. En los primeros días de Jotform, contaba con solo unos cuantos empleados, todos muy unidos, compartiendo un sentido de propósito. Conforme crecimos, nos volvimos más dispersos y sentí que nuestros objetivos se volvían difusos. 

Fue entonces cuando me di cuenta de que ser un gran líder, para mí, significaba construir un gran equipo: uno en el que cada persona aportara algo diferente y cuyas habilidades se complementaran y fortalecieran entre sí. 

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El papel de la comunicación

Cualquiera que haya contratado personal sabe lo crucial que es lograr el equilibrio adecuado de personalidades, habilidades y fortalezas. Lo mismo aplica al formar equipos multifuncionales.

Nuestros equipos son relativamente compactos, entre tres y cinco personas: un desarrollador senior, un desarrollador front-end, un desarrollador back-end, un diseñador y un desarrollador CSS. Algunos también cuentan con gerentes de proyecto o de producto. Operan de manera autónoma: lo que hacen y cómo lo hacen depende de ellos, dentro de algunos parámetros.

Debido a esta autonomía, la comunicación es absolutamente crucial. Cada miembro aporta un conjunto único de habilidades, y es importante asegurarse de que todos estén alineados. Esto implica que algunos equipos sean remotos y otros estén coubicados, pero nunca mezclamos miembros remotos y presenciales dentro del mismo equipo.

Al formar un nuevo equipo, es fundamental que se establezcan las normas de comunicación desde el principio, aconseja el psicólogo organizacional David Burkus en un artículo para Harvard Business Review. Desde el inicio, los miembros del equipo deben decidir los aspectos básicos de cómo quieren interactuar, desde la frecuencia de las actualizaciones de estado hasta el método preferido para dar retroalimentación.

Puede parecer algo básico, pero resolver estos detalles temprano puede marcar una gran diferencia a largo plazo. “No establecer normas de colaboración le dice a los miembros del equipo que pueden trabajar y comunicarse como quieran, aumentando la probabilidad de que se pierdan mensajes”, escribe Burkus. “Además, sin pautas claras, algunas personas inevitablemente terminarán sintiéndose fuera de la conversación mientras otras sienten que hacen todo el trabajo”.

Estoy completamente de acuerdo. Los problemas de comunicación son responsables de gran parte de la fricción entre equipos. Al abordar estos posibles puntos de conflicto desde el inicio, los equipos pequeños están mejor preparados para alcanzar el éxito.

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Así es como la cooperación genera confianza

Mantenemos nuestros equipos pequeños por una razón: la cercanía fomenta la confianza.

He notado que cuando nuestros equipos multifuncionales se confían entre sí, trabajan con más empeño. Nadie quiere defraudar a los demás.

La investigación lo respalda: según el Greenlight Research Institute, el 74% de los encuestados considera que su equipo no está comprometido con los objetivos compartidos, mientras que el 71% no se siente comprometido a apoyarse mutuamente mediante retroalimentación. En consecuencia, la mayoría cree que el rendimiento se ve afectado, y el 81% afirma que su equipo no opera cerca de su máximo potencial.

Esto contrasta con lo que sucede cuando los equipos realmente funcionan bien juntos. He observado de primera mano que nuestros equipos funcionan mejor como un todo que como individuos. Se apoyan cuando alguien se encuentra estancado, celebran sus logros en conjunto y resuelven problemas como grupo.

Han pasado diez años desde que los equipos multifuncionales se convirtieron en un pilar de la cultura de Jotform, y puedo decir con certeza que fue una de las mejores decisiones que he tomado. Como líder, he aprendido que una organización es tan fuerte como las personas que trabajan en ella, y que mi rol es crear un entorno que les permita prosperar.

Eso no significa microgestionar ni intervenir con todas las respuestas. Significa construir las estructuras adecuadas, establecer objetivos claros y luego confiar en que tu equipo hará lo que mejor sabe hacer. Cuando las personas se sienten empoderadas, apoyadas y conectadas con un propósito común, entregan su mejor trabajo.

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