A estas alturas, muchos de nosotros hemos visto el famoso meme que cuestiona: “¿No pudo esta reunión haber sido un correo electrónico?” Las juntas tienen mala reputación, incluidas las 1 a 1, pero no tienen por qué ser engorrosas o una pérdida de tiempo y energía. En realidad pueden ser geniales.

Lo primero que tienes que hacer es definir el objetivo de la reunión. Lo que necesitan los integrantes de tu equipo es apoyo para hacer bien su trabajo. Esto incluye orientación para priorizar actividades y desbloquear algunas cosas que traen atoradas. Se trata de su espacio y cada miembro del equipo debe tener su reunión individual para asegurarse de que se cubran todos los temas que necesita revisar.

Las mejores reuniones 1 a 1 son aquellas que se sienten como una buena conversación en lugar de un simple informe. Esto significa seguir lo que te van diciendo los integrantes de tu equipo y guiar la conversación como si fueras un coach; escuchar con mente abierta, hacer preguntas relevantes y dar retroalimentación reflexiva. Muchos gerentes no dedican suficiente tiempo a escuchar e incluso acaparan la conversación y no dejan de hablar. Pueden perder información importante y la oportunidad de encontrar soluciones de raíz relacionadas con el área de expertise de sus empleados.

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Consejos para tener una reunión 1 a 1 exitosa

La conversación uno a uno debe estar guiada por una agenda reflexiva y flexible. Motiva a tu colaborador a adueñarse de esa agenda e incluir un conjunto de materiales preparados; esto ayuda a orientar la conversación. Una agenda debe incluir:

• Actualizaciones que no se puedan encontrar en un dashboard o buscador de datos de la empresa.
• El apoyo que se necesita por parte del gerente y otros miembros del equipo directivo.
• Las preguntas que tiene sobre problemas o situaciones en particular.
• La retroalimentación que desea recibir.

Solicita que tu colaborador te envíe la información con anticipación para que, como gerente, puedas estar preparado para responder a sus preguntas e inquietudes.

Iniciar la reunión con un breve check-in le ayudará a los miembros de tu equipo a explicarte cómo se sienten acerca de sus responsabilidades y de su rol dentro del equipo. Según TLNT.com,“el check-in es una práctica intencional para que un equipo inicie una reunión o sesión. Cada participante comparte la mentalidad que trae a la mesa antes de que comience la conversación laboral… Cuando todos pueden dejar de lado sus distracciones personales, es más fácil concentrarse en hacer el trabajo. Un check-in de mentalidad tiene que ver con el estado de tu mente, no con el del proyecto.”

Sin embargo, es importante no profundizar demasiado en esto. Debe quedarse en que compartan su experiencia a menos que, como parte de la dinámica, el subordinado mencione que necesita algún tipo de apoyo. El objetivo del check-in es establecer un espacio seguro en el que puedan compartir sus experiencias y donde se fomente la sinceridad. Por supuesto, puede haber cosas delicadas y otras a las que habrá que darles seguimiento y siempre será importante preguntar si necesitan apoyo con los aspectos mencionados.

Tu función como gerente es ayudar a tus colaboradores directos a aprender, desarrollar sus capacidades y ejecutar. Parte de tu trabajo es ayudarles a aprender a priorizar y resolver problemas por su cuenta. Esto te libera a ti y a ellos les da la oportunidad de aprender y de seguir haciéndolo por el resto de su carrera. De hecho, he escuchado que muchos empleados mencionan a los gerentes que los han apoyado como algunas de las mayores influencias en su vida. Esto es coaching; los gerentes deben escuchar profunda y atentamente las preocupaciones de los miembros de su equipo, hacer preguntas y ofrecer una clara retroalimentación.

Aunque el integrante del equipo es quien gestiona la reunión y la minuta, los gerentes deben tomar sus propias notas para darle seguimiento a los puntos tratados; estos se pueden retomar en sesiones de revisión semestral o de evaluación de objetivos. Cuando un gerente toma notas durante una reunión 1 a 1, demuestra que valora al miembro del equipo con quien está conversando.

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Consejos para después de la reunión

Puede resultar muy retador retomar todos y cada uno de los puntos tocados en una reunión 1 a 1 por lo limitado del tiempo. Motiva a tu equipo llevando registros semestrales sobre las inquietudes surgidas alrededor de los planes de crecimiento, carrera y reportes estratégicos mensuales o trimestrales, en los que se aborden las preocupaciones del equipo en general.

Los resúmenes de las reuniones son herramientas importantes para medir el progreso, identificar a los responsables de los proyectos y promover la rendición de cuentas. Si bien los resúmenes tienen que ser breves, deben estar en un lugar accesible para quienes quieran consultarlos.

Además del meme mencionado al inicio de este artículo, la mayoría de nosotros hemos visto o escuchado la cita sobre las personas que dejan sus trabajos: “Los empleados no abandonan a las empresas; dejan a los malos gerentes”. La clave simplemente está en conciliar por medio de la gestión cómo van con el trabajo y qué se debe hacer de manera diferente. Estas conversaciones son más efectivas cuando son simples; estructurarlas en exceso y adornarlas de manera innecesaria puede alejarnos de su principal objetivo.

Las mejores juntas 1 a 1 son las que inician preguntando: “¿Cuál es el tema en el que deberíamos centrarnos hoy?”. Las mejores reuniones 1 a 1 giran alrededor de este principio y se sienten como conversaciones ricas sobre asuntos importantes de trabajo. Las reuniones individuales son conversaciones significativas e impactantes, se convierten en aprendizaje de vida para el miembro del equipo y hacen crecer el negocio.

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